Hal Paling Penting yang Harus Anda Pertimbangkan Sebelum Mengirim Email Kantor
Rata-rata, seorang profesional kantor menerima lebih dari seratus email dari karyawan dan klien yang berbeda dalam satu hari, dan ini adalah informasi yang sangat penting yang harus Anda ketahui. Ini adalah konten yang sangat banyak, dan sekarang Anda akan mengerti mengapa para profesional mengeluh tentang terkubur di bawah banyak email.
Sekarang jika Anda berada di sisi pengirim / bagian dari email dan tidak menjaga email menjadi tidak terlalu berantakan dan lebih mudah untuk dikelola, maka Anda hanya menciptakan masalah yang lebih besar untuk Anda seperti semakin majikan Anda akan marah pada Anda.
Lebih banyak pekerjaan yang akan Anda dapatkan! Dalam esai dua menit ini, kita akan berbicara tentang hal-hal penting yang harus Anda jaga sebelum Anda mengirim email kantor ke atasan Anda!
Empat hal yang harus Anda pertimbangkan sebelum mengirim email!
Meskipun ada hal yang berbeda yang dipertimbangkan sebelum Anda mengirim email ke majikan Anda, empat hal yang paling penting bahwa Anda harus tahu tentang dibahas di sini:
1. Pastikan email yang tidak emosional
Pastikan email yang Anda kirim tidak emosional, Anda harus tahu bahwa Email dirancang untuk menginformasikan tugas, rapat dan acara formal lainnya dan bekerja dan bukan untuk percakapan emosional Anda.
Menurut para ahli bahwa jika Anda ingin mengambil cuti atau bahkan jika Anda ingin membahas topik yang sensitif dengan atasan Anda, maka cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menelepon atau mengirim pesan singkat dan sama sekali bukan email.
Mengirim email yang emosional dan agresif bukanlah ide yang baik, dan Anda harus menahan diri untuk tidak melakukannya. Email adalah bagian dari catatan profesional Anda sehingga Anda tidak ingin mengisi catatan Anda dengan omong kosong emosional.
2. Periksa kembali baris subjek dan pastikan Anda berada di topik tersebut
Kesalahan paling umum dalam email kantor yang baru-baru ini terlihat adalah bahwa orang biasanya menghindari mengikuti topik yang sebenarnya mereka sebutkan di baris subjek.
Baris subjek sebenarnya adalah judul email Anda, yang memberi tahu penerima tentang urgensi atau ceruk konten yang Anda kirimkan.
Jika Anda sama sekali tidak menambahkan subjek, maka ini sangat tidak profesional, dan jika Anda menambahkan subjek dan topik Anda sama sekali berbeda dari apa yang seharusnya Anda sampaikan, maka itu juga akan menimbulkan masalah bagi Anda. Anda juga harus memastikan bahwa subjek, serta badan email, bebas dari semua jenis kesalahan dan kesalahan ketik!
3. Memeriksa lampiran dan tautan
Ini sangat penting, setiap kali Anda mengirim email dengan lampiran di dalamnya, Anda harus selalu memastikan bahwa metrik yang tepat diikuti sehubungan dengan sifat email. Saat mengirim file pdf, Anda harus selalu memastikan bahwa Anda telah mengompresi pdf sebelum melampirkannya.
Mengompresi file pdf itu penting karena dapat membuat transfer lebih mudah dan pengunduhan menjadi lebih ringan bagi penerima. Ada alat online yang dapat mengompres pdf.
Anda dapat mengambil contoh alat kompres pdf oleh duplichecker.com. Kompresor pdf gratis ini dapat dengan mudah membantu Anda mengurangi ukuran file pdf dan menyimpan untuk pemformatan file yang sebenarnya.
Masih banyak lagi hal yang harus Anda perhatikan sebelum mengirim email dan konten formal ke atasan Anda, tetapi untuk saat ini, Anda harus fokus untuk memeriksa dan meningkatkan poin-poin yang telah kami bahas di atas untuk kalian.
Anda dapat membuat email yang sangat formal dan menarik jika Anda mengikuti dan memeriksa poin-poin ini!
4. Periksa badan email untuk kejelasan
Sekarang Anda harus tahu bahwa email adalah media komunikasi profesional dan Anda harus sangat berhati-hati dalam mengirimkan jenis konten yang tepat dalam email.
Sebelum mengirim email kantor, seseorang harus selalu memastikan bahwa isi kontennya jelas dan ringkas dengan format dan gaya terbaik. Anda mungkin harus menggunakan Grammarly untuk membuat badan email! Beberapa hal penting dalam badan email adalah:
- Menjaga kalimat menjadi tiga kalimat dan tidak lebih!
- Anda harus selalu mengarahkan penerima Anda dengan alasan dan kemudian memberitahu dia tentang apa.
- Anda harus menggunakan poin atau poin jika badan email lebih dari dua paragraf.
- Anda harus selalu memeriksa badan email untuk semua jenis kesalahan tata bahasa dan kesalahan ejaan! Ini sangat penting untuk diperiksa saat Anda mengirim email kantor!
